Wie met anderen samenwerkt, weet dat communicatie belangrijk is om efficiënt en effectief met elkaar te kunnen werken. Goede communicatie draagt bij aan de betrokkenheid, motivatie en productiviteit op de werkvloer en dus aan het succes van een organisatie. Hoewel het belang ervan bekend is, blijft goede communicatie in organisaties lastig. Dat kan in sommige gevallen te maken hebben met externe factoren, zoals de grootte van het bedrijf (typisch geldt dat hoe groter de groep is waarin mensen samenwerken, hoe lastiger het is om doeltreffend te communiceren), maar ook met de manier waarop gecommuniceerd wordt binnen teams. Hieruit rijst de vraag: hoe voorkom je schadelijke communicatie en stimuleer je verbindende communicatie binnen jouw organisatie?

Wat is verbindende communicatie?

Verbindende communicatie wordt door de psycholoog M. Rosenberg ook wel ‘geweldloze communicatie’ genoemd. Dit is een wijze van communiceren waarbij je altijd in verbinding staat met elkaar en met jezelf. Het doel is om vooral helder en integer met elkaar het gesprek aan te gaan, zodat er ruimte is om common ground te vinden en in de basis met iedereen goed samen te kunnen werken, ondanks elkaars (menings)verschillen.

Jarenlang heeft hij zich verdiept in deze vorm van communicatie. Hieruit ontstond een model met daarin vier stappen: waarneming, gevoel, behoefte en verzoek. In het kort komt dit op het volgende neer. Wil je verbindend met iemand communiceren, dan is het belangrijk om te starten met uitdrukken wat je waarneemt zonder daar een oordeel of interpretatie aan te hangen. Verwoord vervolgens welk gevoel die waarneming bij je oproept en welke behoefte daaraan verbonden is. Communiceer tot slot duidelijk een verzoek: datgene wat je graag zou willen van de ander. Een voorbeeld:

 

Je hebt de indruk dat een collega al dagen chagrijnig is. Je besluit haar erop aan te spreken.

Waarneming (neutraal): Ik neem waar dat mijn collega tijdens de bespreking niks zegt, terwijl ze normaal altijd een actieve bijdrage levert.

Gevoel (subjectief): Dit roept het gevoel op dat ik erdoor in beslag wordt genomen en ik me machteloos voel.

Behoefte: Ik heb behoefte aan helderheid en wil graag steun bieden.

Verzoek: Ik ga uitzoeken hoe zij zich voelt, of zij ergens door in beslag wordt genomen en of ik iets kan doen om haar zorgen te verlichten.

Je kunt haar dan het beste als volgt benaderen:

“Als ik zie dat je tijdens de bespreking helemaal niks zegt [waarneming], dan maak ik me zorgen [gevoel] en wil ik graag weten of je ergens door in beslag wordt genomen [behoefte] en of je daar steun bij nodig hebt [verzoek].”

 

Het opvolgen van deze stappen resulteert in een vorm van communicatie waarbij er begrip,  respect en mededogen tussen mensen ontstaat. Dit zijn logischerwijs belangrijke aspecten om binnen een organisatie goed met elkaar om te gaan en samen te werken. Herken jij deze aspecten binnen jouw team? Gelukkig! Dan is de kans groot dat jouw collega’s met elkaar, zichzelf én de organisatie in verbinding zijn. Wij reiken je 4 tips aan om er als leidinggevende voor te zorgen dat de communicatie onderling goed blijft verlopen en er ook in de toekomst geen conflicten of miscommunicaties ontstaan:

1. Creëer een open cultuur.

Wil je ruimte maken voor verbindende communicatie, dan is het belangrijk dat iedereen zich vrij en veilig voelt om zijn of haar mening te delen. Stellen collega’s zich geregeld kwetsbaar bij je op? Durf jij je als leidinggevende kwetsbaar op te stellen? Dat is een teken van een open cultuur waar elkaars mening gerespecteerd wordt en naar elkaar geluisterd wordt. Niemand wordt veroordeeld, ondanks eventuele onderlinge verschillen. Merk je dat er binnen jouw organisatie nog stappen gezet kunnen worden naar een open cultuur? Probeer dan actief momenten te creëren waarop collega’s feedback kunnen geven op elkaar en op de bedrijfscultuur. Waar zien zij verbeterpunten? Maak hier vervolgens ook echt werk van, zodat je team zich gehoord en gezien voelt. Besluit je (of wordt van bovenhand besloten) dat er aan bepaalde wensen van de werknemers geen gehoor wordt gegeven? Communiceer dan duidelijk (op verbindende wijze) waarom dat zo is. Geef als leidinggevende hierin het goede voorbeeld!

2. Stimuleer een positieve houding.

Om ervoor te zorgen dat collega’s verbindend met elkaar communiceren op de werkvloer, kan het helpen om ook verbinding buiten kantoor(tijd) te faciliteren. Denk hierbij aan teamuitjes, vrijdagmiddagborrels of teambuildingactiviteiten. Dit kan al zo eenvoudig zijn als een half uurtje met elkaar wandelen in de pauze. Onderzoek toont aan dat tijd doorbrengen met collega’s buiten werktijd bijdraagt aan het teamgevoel en een fijne sfeer op de werkvloer. Hebben collega’s een positieve houding ten opzichte van elkaar, dan ontstaat er ook een grotere kans op verbindende communicatie tijdens samenwerkingen of wanneer lastigere gesprekken gevoerd moeten worden.

3. Bemiddel bij conflicten.

Zoveel mensen, zoveel meningen. Meningsverschillen zijn daardoor nooit helemaal te voorkomen. Dat is ook niet het doel van verbindende communicatie: verschillen mogen er zijn, maar hoe ga je daar op een integere manier mee om? Zijn er dus toch onderlinge conflicten tussen collega’s? Probeer als leidinggevende vooral het luisterende oor te zijn en je medewerkers het probleem zelf, onderling, op te laten lossen. Geef ze handvatten om volgens het model van verbindende communicatie het gesprek met elkaar aan te gaan. Het doel hoeft ook niet te zijn om direct tot een oplossing te komen. Als collega’s naar elkaar luisteren en begrip tonen voor elkaars situatie, is er al een brug geslagen. De volgende stap kan een strategie zijn om in de toekomst een soortgelijk conflict te voorkomen.

4. Faciliteer momenten om samen te werken.

Ben je werkzaam in een branche waar het niet vanzelfsprekend is dat collega’s met elkaar samenwerken? Werken ze vooral zelfstandig aan projecten en hebben ze daardoor minder verbinding met elkaar? Stimuleer medewerkers dan om toch tijd met elkaar door te brengen, elkaar te leren kennen en zo verbindend met elkaar te leren communiceren. Zeker binnen organisaties met een grote diversiteit aan collega’s is het goed om bij elkaar betrokken te raken en van elkaars verschillen te leren. Als leidinggevende kun je zulke momenten creëren door projectgroepen in te richten, collega’s te stimuleren om mee te denken over HR-gerelateerde zaken of (interne) evenementen te laten organiseren. Mochten zij elkaar in de toekomst toch eens nodig hebben, dan is de kans op heldere, verbindende onderlinge communicatie het grootst.

Verbindende communicatie als leiderschapskwaliteit.

Verbindende communicatie begint bij jezelf. En goed voorbeeld doet volgen! Daarom is het als leidinggevende belangrijk om je bewust te zijn van de kwaliteit van jouw communicatie. Keyminds geeft met behulp van de Keyscan inzicht in jouw leiderschapskwaliteiten en reikt jou en je team passende tools aan om meer verbindend met elkaar te communiceren. Ben je benieuwd wat Keyminds nog meer voor jou en jouw organisatie kan betekenen? Lees dan meer over onze Keyscan of neem contact op met een van onze Business Consultants.